Grundlage für die Vertriebsgebietsoptimierung ist es einen Zeitplan aufzustellen, Planungsziele zu erfassen und eine Datengrundlage für die Optimierung zu erfassen.

In dem Projektzeitplan, in dem die Vertriebsgebietsoptimierung vorab geplant wird, gibt es unterschiedliche Leads einzubeziehen, die alle mit einer Deadline zeitlich festgelegt werden. Nachdem der Zeitplan aufgestellt ist folgt der wichtigste Schritt der Vertriebsgebietsoptimierung. Dies ist die Status Quo oder auch Ist-Analyse des Bestandes, sowie die Ist-Analyse des externen Marktes.

Bei der Bestandsaufnahme müssen die bestehenden Vertriebsgebiete mit allen Einflussfaktoren erfasst werden. Dazu gehören sämtliche Daten der Kunden und Außendienstmitarbeitern, wie zum Beispiel:

  • Öffnungszeiten der Kunden
  • Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter
  • Umsätze (nach Produktkategorie, Größe oder sonstigen Faktoren)

Dabei sollten die Unternehmensdaten regional und sektoral konsistent sein. Das heißt, dass die Qualität der Daten zwischen den Außendienstgebieten ähnlich ist. Außerdem müssen ähnliche Bemessungsgrundlagen zwischen den Vertriebsgebieten geschaffen werden.

So schaffen Sie eine konsistente Datengrundlage

Sorgen Sie für konsistente Daten!

  • regional: übereinstimmende Datenqualität zwischen den Außendienstgebieten
  • sektoral: ähnliche Bemessungsgrundlage zwischen den Vertriebsgebieten

Planen Sie ausreichend Zeit für die Prüfung und Aufbereitung der Daten ein!

Schaffen Sie ein einheitliches Datenformat!

Externe Marktdaten implementieren!

Außerdem ist es wichtig externe Daten in die Vertriebsgebietsoptimierung einzubeziehen, um die vorhandenen Marktpotentiale und somit die potenziellen Absatzchancen der einzelnen Vertriebsgebiete und Vertriebsgebietsmitarbeitern erkennbar und für die Kundengewinnung nutzbar zu machen. Dadurch ist folglich erkennbar, dass bei einem hohen Marktpotential und einem geringen Absatz in einem Gebiet die Chancen einen höheren Absatz zu generieren hoch sind.

Dabei ist es wichtig diese Vielzahl an Daten möglichst genau zu analysieren, um eine effiziente Vertriebsgebietsoptimierung vorzunehmen. Eine Möglichkeit ist es die Daten mit Hilfe von Geomarketing zu analysieren. Dabei können alle relevanten Daten in einem Geoinformationssystem (Map&Market Planner und Map&Market Premium) gebündelt analysiert werden und folgend eine Vertriebsgebietsoptimierung vorgenommen werden.

Ergebnisse vorstellen!

Sobald die Ist-Analyse abgeschlossen ist, ist es wichtig, dass allen Beteiligten die Ergebnisse präsentiert werden. Dabei ist es wichtig, dass alle beteiligten Akteure einbezogen werden und die Möglichkeit haben ein Feedback zur Außendienstoptimierung geben zu können oder weitere eventuell vergessene Sachverhalte aufzuführen. Der nächste Schritt der Vertriebsgebietsoptimierung ist der Planungsworkshop. Dabei müssen der Planungsansatz, sowie die Ziele für die Gebietsoptimierung ausgearbeitet werden.

Der Planungsansatz ist dabei von den unterschiedlichen Unternehmensansätzen individuell abhängig. Die Planung kann dabei in vier Formen unterschieden werden.

  • die territoriale Gebietsstrukturen
  • die produktbezogene Gebietsstruktur
  • die kundenbezogene Gebietsstruktur
  • Sonder- und Mischformen

Wenn Sie die Gebietsstruktur gewählt haben müssen die Ziele der Gebietsoptimierung operationalisieren. Grundlegend sollte dabei die Reisezeit der Außendienstmitarbeiter in den Vertriebsgebieten optimiert werden. Zudem müssen diese auch nach den bestehenden und potenziellen Kunden angepasst werden. Dabei ist es wichtig, dass die Restrektionen der einzelnen bestehenden Vertriebsgebiete berücksichtigt werden.

Die Implementierung der neuen Gebietsstruktur

Es folgt die Implementierungsphase, in denen besonders viel Kommunikation zwischen allen Abteilungen vorgenommen werden muss. Dabei ist es wichtig, dass die Vertriebsgebietsmitarbeiter ihre individuellen Zuordnungslisten bekommen, wodurch Planungssicherheit für die Mitarbeiter geschaffen wird. Zudem müssen individuelle Gespräche, sowie Änderungen der formellen Betriebsstrukturen vorgenommen werden. Des Weiteren ist es sinnvoll auch externe Berater zu berücksichtigen.

Wenn die Neuplanung der Gebiete durchgeführt wurde gilt es eine Erfolgskontrolle durchzuführen. Dabei müssen nach etwa einem halben Jahr die Bewertungskriterien, die Zielsysteme und die Datenmodelle, die bereits am Start der Vertriebsgebietsoptimierung festgelegt wurden, überprüft werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Vertriebsgebiete. Für mehr Informationen stellen wir Ihnen die Möglichkeiten gerne in einer kostenlosen Live-Präsentation vor.