Adressverwaltung für einen Verein

Einführung von cobra ADRESS PLUS zur Stammdatenverwaltung von Mitgliedern in einem Verein.

Ausgangslage

Die Mitgliederverwaltung wurde von einem Vereinsmitglied in einer Microsoft Excel Tabelle auf einem Notebook, welches dem Verein zur Verfügung steht, gepflegt.

In dieser Excel Tabelle wurden Mitgliedsinformationen wie zum Beispiel:

  • Firma
  • Abteilung
  • Vorname, Nachname
  • Straße, PLZ, Ort
  • E-Mail
  • Telefonnummer
  • Geburtsdatum
  • Beitrittsdatum
  • Mitgliedsart
  • uvm.

hinterlegt. Aus diesen Daten wurden zum Teil Serienbriefe und Adressetiketten mit Hilfe von Microsoft Word erstellt.

Außerdem wurden über die entsprechenden Datenspalten eine Übersicht erstellt, aus wie vielen Mitgliedern der Verein aktuell besteht und welche Beiträge dem Verein jährlich zur Verfügung stehen. Hierzu wurde die Spalte Mitgliedsart aus der Excel Tabelle ausgewertet.

Aufgabenstellung

Es sollte ein zentrales System eingeführt werden mit dem die Mitgliedsdaten verwaltet werden können. Außerdem sollte in dem einzuführenden System zusätzlich nachvollzogen werden können, an welchem Datum ein Brief oder eine E-Mail an das jeweilige Mitglied versendet wurde. Eine solche Kontakthistorie fehlte dem Verein bisher, bzw. wurde bei wichtigen E-Mails und Briefen, diese Information zum Teil in einer zusätzlichen Datenspalte in Excel hinterlegt.

Bei dem Import der bestehenden Daten aus der Excel Tabelle, sollte außerdem eine Kontrolle erfolgen, ob es Duplikate in der Adresstabelle gibt. Diese Duplikate sollten nach Absprache mit dem Vorstand in dem neuen System zusammengefasst werden.

Insgesamt legte das Vorstandsteam bei der Auswahl eines Adressverwaltungssystem wert auf eine Softwarelösung, welche einfach zu administrieren ist und kompatibel zu Microsoft Word und Microsoft Outlook ist.

Leistungsumfang

Als cobra Solutions Partner beschäftigte sich die p17 GmbH mit den Anforderungen des Vereins. Bei der Sichtung der Daten und der Aufnahme der Anforderung, fiel die Entscheidung auf die Adressmanagementsoftware cobra ADRESS PLUS der cobra computer’s brainware aus Konstanz.

Bevor die Adressen in cobra ADRESS PLUS übertragen wurden, wurden die Adressen zuerst um die entsprechenden Intradubletten bereinigt. Dabei wurden bei existierenden Intradubletten die bestehenden Datenfelder miteinander verschmolzen.

Versteckte Dubletten, die durch Umfirmierungen, Umzüge oder Zukäufe entstehen können, wurden bei der Prüfung außen vor gelassen.

Nach der Bereinigung der Datensätze wurden diese in die cobra ADRESS PLUS Datenbank überführt. Anschließend wurden in der Software einige Anpassungen übernommen, wie Beispielsweise:

  • Briefanreden – Um personalisierte E-Mails zu versenden, wurden in der cobra ADRESS PLUS Datenbank die entsprechenden Briefanreden hinterlegt. Mit diesem Datenbankfeld entfällt auch für zukünftige Serienbriefe die lästige Briefanrede Formel.
  • Erstellung von Auswahlfeldern – Um Schreibfehler zu vermeiden, wurde zum Beispiel das Feld der Mitgliedsart als Dropdown Feld hinterlegt, somit kann der Anwender die entsprechende Art: Aktives Mitglied, Passives Mitglied und Fördermitglied ohne Schreibfehler oder Leerzeichen auswählen und bei dem entsprechenden Datensatz hinterlegen.
  • Vorlagen für Word und E-Mails – In der cobra ADRESS PLUS Datenbank wurden entsprechende Serienbrief- und Serien-E-Mail Vorlagen hinterlegt, damit hat der Anwender die Möglichkeit, per Mausklick entsprechende E-Mails personalisiert zu versenden.
  • Vorlagen für Adressetiketten – Das lästige Erstellen von Adressetiketten entfällt mit der Einführung von cobra ADRESS PLUS, da in der Datenbank entsprechende Adressetiketten für den Versand von Postkarten vorab hinterlegt wurden.
  • Sperrvermerke – Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurden in der cobra ADRESS PLUS Datenbank Sperrvermerke für Briefe, Anrufe und E-Mails hinterlegt. Das System warnt den Benutzer bei der Auswahl der entsprechenden Sperrvermerke automatisch, wenn zum Beispiel eine E-Mail versendet wird, obwohl der Empfänger keine E-Mails erhalten möchte.
  • Stichwörter – Damit der Anwender Adressen schneller wiederfinden kann, wurden einige Stichwörter in der cobra ADRESS PLUS Datenbank hinterlegt.

Über den Verein

Der Verein richtet sich an junge Unternehmen (bis maximal fünf Jahre) aus einer bestimmten Region in Deutschland. Adressiert werden Unternehmensinhaber, sowie leitende Angestellte.

Aktuell verwaltet der Verein knapp 250 Mitgliedsunternehmen mit knapp 700 Ansprechpartnern, die sich aus aktiven, passiven und Fördermitgliedern zusammensetzen.

Neben dem Vorstandsteam, unterstützen vier ehrenamtliche Helfer den Vorstand bei der Durchführung und Organisation der Abläufe und Veranstaltungen.

Schreibe einen Kommentar