Tourenplanung

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Mithilfe der Tourenplanung werden optimale Besuchstouren für Ihre Außendienstmitarbeiter erstellt und ermittelt. Durch das Erstellen der idealen Touren werden die Fahrtzeiten der Vertriebsmitarbeiter reduziert und deren Auslastung optimiert. Dies ist ein integraler Bestandteil der Vertriebsgebietsplanung und der Vertriebsgebietsoptimierung. Durch eine perfekte Tourenplanung sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertrieb weniger Zeit auf der Autobahn im Fahrzeug und mehr Zeit bei (potenziellen) Kunden verbringt.

Tourenplanung: Was heißt das genau?

Die Tourenplanung ist ein wichtiges Instrument zur Vertriebsgebietsoptimierung. Dabei werden den Außendienstmitarbeitern auslastungsoptimierte Besuchstouren unter der Berücksichtigung unterschiedlicher Faktoren, wie zum Beispiel den Öffnungszeiten, der Arbeitszeiten und der Besuchsdauer zugeteilt. Die Besuche werden ideal auf die Wochen und Tage innerhalb des festgelegten Planungszeitraumes verteilt. Ausgangssituation für die Planung ist, dass die Kunden in einem regelmäßigen Abstand besucht werden und bereits einem Außendienstmitarbeiter/ einem Außendienstgebiet zugeordnet sind. Das unterscheidet sich von Branche oder Marktpositionierung elementar.

Lösungen der Tourenplanung

Bei der Außendienst- und Vertriebsgebietsplanung wird dabei in drei Anwendungsfälle unterschieden:

  • Strategische Tourenplanung
  • Taktische Tourenplanung
  • Operative bzw. dynamische Tourenplanung

Mit Hilfe der strategischen Tourenplanung wird die realistische Auslastung des einzelnen Vertriebsmitarbeiters berechnet. Dabei wird auch untersucht, inwieweit Fahraufwand zumutbar und realistisch für den einzelnen Vertriebsmitarbeiter ist. Für ein solches Projekt sollte man einen Durchführungszeitraum von bis zu einem Jahr einplanen.

Mit der taktischen Tourenplanung werden Tourenvorschläge für die Außendienstmitarbeiter entworfen und können für einen Zeitraum von bis zu zwölf Wochen geplant werden. Dabei gibt es unterschiedliche Planungsgrundlagen. Die Pläne können als ein Tagesplan, ein Wochenplan oder als eine genaue Besuchsreihenfolge ausgegeben werden.

Der dritte Anwendungsfall ist die operative bzw. dynamische Tourenplanung. Dabei wird die Tour des Mitarbeiters für einen kurzfristigen Zeitraum (z.B. nächste Woche) erstellt. Unabhängig vom gewählten Planungsansatz ist eine entsprechende Tourenplanungssoftware zur Optimierung der Tourenplanung unerlässlich. Die Tourenplanungssoftware Map&Market Premium eignet sich hervorragend für die strategische und taktische Tourenplanung. Für die dynamische Planung kann eine Software, wie portatour oder die 25h.cloud zum Einsatz kommen.

Vorgehensweise der Tourenplanung im Map&Market Premium

Grundlage für die Tourenplanung ist, dass über Kundendaten (z.B. Öffnungszeiten, Besuchszeiten etc.) und Adressen verfügt wird. Zudem gilt es die Wochenarbeitszeit der einzelnen Vertriebsgebietsmitarbeiter zu ermitteln. Sobald alle relevanten Daten erfasst und eingelesen wurden muss die Vertriebsgebietsplanung als Grundlage für die Tourenplanung durchgeführt werden. Dabei wird jedem Vertriebsmitarbeiter eine optimale Anzahl an Aufträge (Kunden) zugeordnet.
kompakte Wochengebiete in der Gebietsplanung
Sobald diese Analyse erfolgreich durchgeführt wurde kann mit der Tourenplanung begonnen werden. Dabei können die Besuchsplanungen der einzelnen Vertriebsmitarbeiter im ersten Schritt in zwei unterschiedliche Ansätze aufgeteilt werden. Eines der Verfahren wird als das Standardverfahren bezeichnet. Dabei werden kompakte Wochengebiete erstellt. Das heißt, dass die Kunden des Vertriebsmitarbeiters auf die Wochen des Planungszeitraums aufgeteilt werden. Es folgt die Zuordnung der Kunden, die in der Woche besucht werden. Die Einteilung erfolgt zu den einzelnen Wochentagen. Zum Schluss wird die Reihenfolgeoptimierung vorgenommen. Dabei errechnet das Map&Market, in welcher Reihenfolge die Kunden am effizientesten abgefahren werden können.
kompakte Tagesgebiete in der Gebiets- und Tourenplanung

Im alternativen Verfahren werden hingegen sogenannte kompakte Tagesgebiete geplant. Zuerst werden die einzelnen Kunden zu den Tagen zugeordnet und folgend darauf zu den einzelnen Wochen. Auch hier wird am Schluss die Reihenfolgeoptimierung vorgenommen.

Welches Verfahren sollte wann angewendet werden?

Das Standardverfahren mit den kompakten Wochengebieten ist sinnvoll, wenn viele Kunden das Kriterium haben, an nur bestimmten Wochentagen besucht werden zu können. Häufige Anwender dieses Verfahrens der Tourenoptimierung sind Markenartikler mit restriktiven Kunden und einem großen Außendienstgebiet. Typische Szenarien sind zum Beispiel:

  • Der Außendienstler eines Kosmetikherstellers besucht regelmäßig die Filialen von unterschiedlichen Drogerieketten.
  • Der Außendienst eines Süßwaren-Produzenten besucht Cash & Carry Großmärkte in seinem Vertriebsgebiet.

Hingegen ist das Verfahren des kompakten Tagesgebiets vorteilhafter, sobald jeder Kunde immer am gleichen Wochentag besucht werden muss. Zudem bereitet dieses Verfahren der Tourenplanung Vorteile, wenn der Vertriebsgebietsmitarbeiter die Kunden nicht angetroffen hat und diese am gleichen Tag nochmal besuchen kann. Außerdem wird das Verfahren verwendet, wenn die Kunden-Antreffquote im Vertriebsgebiet relativ gering ist und somit mit Überlast geplant wird. Anwender des Verfahrens sind häufig Unternehmen, deren Außendienstmitarbeiter im Direktvertrieb tätig sind und zum Beispiel Handwerksbetriebe, Baustellen oder Apotheken besuchen.

Der erste Schritt zur Tourenplanung

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