Eine Außendienstoptimierung ist ein Prozess, der von der Vertriebsleitung gemeinschaftlich mit den Vertriebsmitarbeitern erarbeitet werden muss. Die einzelnen Phasen der Außendienstoptimierung in der Übersicht:

1. Phase: Analyse des Status Quo

Aufgabe:
Aufbereitung der unternehmensinternen Informationen:

  • Controlling/Reporting
  • Vertriebsteam
  • Zukunftspotenziale
  • Akteure:
  • Vertriebsleitung + externer Berater

Risiken:
Betriebsblindheit kann die Problem Erkennung erschweren. Ein externer Berater liefert einen anderen Blickwinkel.

Dauer:
1-2 Wochen

2. Phase: Zieldefinition

Aufgabe:
Definition von Planungskriterien:

  • Gebietserweiterung
  • Gebietsreduktion
  • Prioritäten klären
  • Entwurf und Vergleich unterschiedlicher Szenarien
  • Akteure:
  • Geschäftsführung und Vertriebsleitung

Risiken:
Das Ziel ist die Gebietseinteilung nach vorhandenem Kundenpotenzial, das ist mit Schwierigkeiten verbunden: Oft orientiert man sich an Vergangenheitswerten – wichtig ist die Hinzunahme von regionalen Marktdaten.

Dauer:
2-3 Wochen

3. Phase: Planerische Umsetzung

Aufgabe:

  • Festlegung des Ansatzes (Gebiets-, Produkt-, Kundenbezogen)
  • Festlegung des Planungsverfahrens (Potenzial-, Arbeitslast-, logistische Verfahren)
  • Entwurf und Vergleich der Szenarien

Akteure:
Vertriebsleitung + externer Berater

Risiken:
Einflüsse von außen behindern die Planungsfreiheit: bestehende Kundenbeziehungen, kulturelle und natürliche Barrieren, Saisongeschäfte, Wohnorte der Außendienstmitarbeiter und Standorte von Filialen.

Dauer:
1 Woche

4. Phase: Abstimmung und Feinarbeit

Aufgabe:
Praxistest der Durchführbarkeit:

  • Wurden die Ziele erreicht und berücksichtigt?
  • Sind die neuen Gebiete praxistauglich?
  • Ggf. Anpassung der Gebietsstrukturen

Akteure:
Geschäftsführung, Vertriebsleitung und Vertriebsmannschaft

Risiken:
Problem der fehlenden Akzeptanz seitens der Vertriebsmannschaft. Häufig werden zu viele Ausnahmen gemacht. „Gebiete bleiben, wie sie sind.“

Dauer:
2-8 Wochen

5. Phase: Implementierung und Erfolgskontrolle

Aufgabe:
Kunden werden entsprechend zugeordnet.

Akteure:
Vertriebsmannschaft, ggf. Personalabteilung

Risiken:
Ggf. müssen neue Mitarbeiter eingestellt, bzw. neue Verträge mit Handelsvertretern geschlossen werden.

Dauer:
6-12 Wochen

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