Möchte man seinem Gesprächspartner eine Auswahl an Terminen bieten, werden oftmals im eigenen Outlook Terminkalender „Blocker“ hinterlegt. Der Gesprächpartner erhält dann eine E-Mail mit den jeweiligen Daten, die man sich selbst im Kalender geblockt hat.
Es gibt viele (kostenpflichtige) professionelle Tools, die dieses Vorhaben zum Teil automatisieren. Wir zeigen Ihnen heute die Lösung Microsoft FindTime, mit der Sie aus Ihrem Microsoft Outlook Termine planen können. Der Gesprächsteilnehmer erhält anschließend einen Link, über den er sich einen Termin aussuchen kann.
Was ist Microsoft FindTime?
Microsoft FindTime ist ein Service / eine Outlook Erweiterung, welche kostenlos im Microsoft Office 365 Konto enthalten ist.
Mit dieser Erweiterung können Sie eine Auswahl an Terminen professionell koordinieren.
Wie wird Microsoft FindTime installiert?
Für eine Installation müssen Sie lediglich das Paket installieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Besuchen Sie Ihr Microsoft Office 365 Admin Dashboard
- Wechseln Sie in den Bereich Einstellungen > Integrierte Apps
- Klicken Sie auf „Apps abrufen“
- Suchen Sie die App „FindTime“ und klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“
Nachdem die App installiert wurde, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die App in Ihrer Organisation verteilt wurde.
Sobald die App in Ihrem Microsoft Office Account vorhanden ist, wird bei einem Neustart von Outlook die App installiert.
Wie verwendet man Microsoft FindTime?
Sie schreiben wie gewohnt eine neue E-Mail. Diese E-Mail muss mindestens einen E-Mail Empfänger haben, damit Microsoft FindTime korrekt verwendet werden kann.
Gehen Sie nun wie folgt vor:
Erstellen einer FindTime Umfrage
Klicken Sie auf den FindTime Button in Microsoft Outlook.
Diesen Button finden Sie in der Menüleiste „Nachricht“.
Zeiten für die Abstimmung auswählen
Es öffnet sich ein neues Fenster auf der rechten Seite der Outlook Nachricht, über welches man nun die Zeiten für die Abstimmung wählen kann.
Folgende Einstellungen können vorgenommen werden: Die Dauer des Termins und ob der Termin in den Arbeitszeiten stattfinden soll.
Im unteren Bereich listet FindTime einen kleinen Kalender auf, über den man nun Termine auswählen kann. Vergangene Tage sind in der Übersicht grau gekennzeichnet, Tage an denen kein Termin stattfinden kann, weil diese ausgebucht bzw. blockiert sind, sind rot hinterlegt, sowie freie Tage grün.
Über die Kalenderansicht kann man nun einzelne Zeitslots auswählen, die man zur Abstimmung herausgeben möchte.
Klicken Sie hierzu einfach die entsprechenden Zeitslots mit der linken Maustaste an.
Nachdem Sie einen, bzw. mehrere Termine ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button „Weiter“.
FindTime Einstellungen für den Termin
Für diesen Termin kann nun ein Ort, bzw. optional eine Microsoft Teams Besprechung hinterlegt werden. Sollte die Checkbox bei „Teams-Besprechung“ gesetzt sein, übernimmt Microsoft Outlook und FindTime automatisch die Erstellung einer entsprechenden Microsoft Teams Einladung innerhalb des abgestimmten Termins.
In diesen Einstellungen können optional weitere Einstellungen hinterlegt werden. Hierzu zählen Einstellungen wie zum Beispiel, die Benachrichtigung über Umfrage-Updates, ein automatisches festsetzen des Termins, wenn die Teilnehmer einen Konsens erreichen, das automatische Reservieren der ausgewählten Zeiten in Ihrem Kalender und vieles mehr.
Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie das Fenster mit „Zu E-Mail hinzufügen“ die Auswahloptionen in Ihre E-Mail übertragen.
Auswahl in der E-Mail
In der E-Mail wird ein entsprechender Block eingefügt, den der Empfänger anklicken kann, um den Termin abzustimmen.