Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet unaufhaltsam voran, und die elektronische Rechnung (E-Rechnung) spielt dabei eine zentrale Rolle. Mit dem neuen E-Rechnungsmodul für cobra ADRESS PLUS und die cobra CRM Lösungen können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizienter und gesetzeskonform gestalten. Dieser Artikel erklärt die Funktionen des E-Rechnungsmoduls, die Unterschiede zwischen einer X-Rechnung und einer Zugpferdrechnung und gibt Einblick in die Integration des Moduls in die cobra Softwarelösungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch kann sie automatisiert verarbeitet werden. In Deutschland gibt es zwei wesentliche Formate für E-Rechnungen:
- X-Rechnung: Dieses Format entspricht den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und basiert auf dem XML-Standard. Es ermöglicht eine vollständige digitale Verarbeitung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Deutschland.
- ZUGFeRD-Rechnung: Diese basiert auf dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Sie kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten als XML-Format. Unternehmen profitieren von einer hybriden Lösung, die sowohl maschinell als auch manuell verarbeitet werden kann.
Das E-Rechnungsmodul in cobra ADRESS PLUS
Die Version cobra ADRESS PLUS ermöglicht die Anzeige von X-Rechnungen. Das bedeutet, dass eingehende Rechnungen im XML-Format ausgelesen, aufbereitet und in einer übersichtlichen Ansicht innerhalb der cobra Software dargestellt werden können. Dies erleichtert die Prüfung und Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.
Die Vorteile dieses Moduls für cobra ADRESS PLUS-Nutzer:
- Automatische Erkennung und Anzeige von X-Rechnungen
- Strukturierte Aufbereitung der Rechnungsinhalte
- Bessere Nachverfolgbarkeit und Übersicht über eingegangene Rechnungen
E-Rechnungen erstellen mit cobra CRM PLUS und cobra CRM PRO
Während cobra ADRESS PLUS lediglich die Anzeige von E-Rechnungen ermöglicht, geht die Version cobra CRM PLUS einen Schritt weiter. Hier können E-Rechnungen direkt aus cobra heraus als ZUGFeRD-Datei erstellt werden. Das bedeutet:
- Erstellung von Rechnungen im standardisierten elektronischen Format
- Möglichkeit der direkten Weitergabe an Geschäftspartner oder Behörden
- Zeitersparnis durch Automatisierung der Rechnungsstellung
Der volle Funktionsumfang wird jedoch erst mit cobra CRM PRO erreicht. Diese Version bietet eine noch komfortablere Handhabung und erweiterte Funktionen für den Rechnungsprozess, insbesondere im Bereich der Serienrechnungen.
Die vollständige Integration des E-Rechnungsmoduls
Das E-Rechnungsmodul ist vollständig in cobra integriert und ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung von Rechnungen. Nutzer können sowohl Einzelrechnungen als auch Serienrechnungen mit wenigen Klicks erstellen. Voraussetzung hierfür sind einige grundlegende Datenbanktabellen:
- Rechnung: Enthält die Basisinformationen zur Rechnung
- Position: Listet die einzelnen Rechnungspositionen auf
- Zu- und Abschlag: Berücksichtigt Rabatte oder zusätzliche Gebühren
- Adressdaten: Enthält die relevanten Kundendaten
Die Erstellung einer Rechnung erfolgt dabei auf Basis eines Word-Dokuments, das die relevanten Rechnungsdaten übernimmt und anschließend als ZUGFeRD-Datei ausgegeben wird.
Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD
Eigenschaft | X-Rechnung | ZUGFeRD |
---|---|---|
Format | XML | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
Lesbarkeit | Maschinell | Menschlich und maschinell |
Zielgruppe | Öffentliche Verwaltung | Unternehmen und Behörden |
Verarbeitung | Vollautomatisch | Flexibel (manuell und automatisiert) |
Während die X-Rechnung vorwiegend für den Austausch mit Behörden und der öffentlichen Verwaltung gedacht ist, bietet die ZUGFeRD-Rechnung eine praxisnahe Lösung für Unternehmen, die weiterhin eine visuell lesbare Rechnung wünschen, ohne auf maschinelle Verarbeitung verzichten zu müssen.
Praxisbeispiel: Integration in cobra
Die p17 GmbH setzt in cobra selbst keine E-Rechnungsausgabe ein, sondern nutzt easybill zur Rechnungsstellung. Über eine API-Schnittstelle ist easybill direkt mit cobra verbunden, sodass Rechnungen effizient erstellt und verwaltet werden können. Dennoch unterstützen wir unsere Kunden aktiv bei der Implementierung des E-Rechnungsmoduls in cobra und helfen bei der Optimierung der Rechnungsprozesse.
Fazit
Mit dem neuen E-Rechnungsmodul für cobra ADRESS PLUS und cobra CRM wird die elektronische Rechnungsverarbeitung deutlich erleichtert. Während cobra ADRESS PLUS primär die Anzeige von X-Rechnungen ermöglicht, bietet cobra CRM PLUS die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt zu erstellen. Der volle Funktionsumfang entfaltet sich in cobra CRM PRO, wo Unternehmen von maximaler Automatisierung profitieren.
Durch die vollständige Integration in cobra können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wer auf eine flexible, externe Lösung setzt, kann cobra auch mit easybill oder anderen Rechnungsprogrammen kombinieren. Unabhängig von der gewählten Lösung bleibt die elektronische Rechnung ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in der Unternehmenswelt.