Die Datenbank einer Adressverwaltung

Beitrag veröffentlicht am 31. Januar 2025

Einleitung

Eine Adressverwaltung ist das Herzstück vieler Unternehmen. Sie speichert Informationen über Kunden, Geschäftspartner und Kontakte, um Geschäftsprozesse effizient zu organisieren. Doch welche Daten sollten in einer solchen Datenbank gespeichert werden, und welche Datenbankstrukturen sind sinnvoll?

Gerade in einfachen CRM-Systemen wie cobra ADRESS PLUS oder Centralstation CRM werden meist nur grundlegende Informationen wie Firmendaten, Ansprechpartner und Notizen zu Gesprächen erfasst. In komplexeren Systemen wie cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder einer ninox-Datenbank lassen sich jedoch deutlich mehr Informationen speichern und miteinander verknüpfen. Dabei spielen Datenbankkonzepte wie 1: n- und n: n-Beziehungen eine zentrale Rolle.

Welche Daten werden in einer Adressverwaltung gespeichert?

Je nach Umfang der Adressverwaltung oder des CRM-Systems können folgende Datenarten erfasst werden:

  1. Basisdaten einer Adresse:
    • Firmenname
    • Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
    • Telefonnummer und E-Mail-Adresse
    • Website und Social-Media-Profile
  2. Ansprechpartner:
    • Name und Vorname
    • Position im Unternehmen
    • Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail)
  3. Zusätzliche Informationen:
    • Notizen zu Kontakten und Gesprächen
    • Historie der Kommunikation
    • Zugehörige Dokumente oder Verträge
  4. Geschäftsbezogene Daten:
    • Offene Angebote
    • Termine und Aufgaben
    • Rechnungen und Bestellungen
  5. Produkte und Geräte:
    • Zugehörige Produkte oder Dienstleistungen
    • Gekaufte oder gemietete Geräte
    • Wartungsverträge oder Supportfälle

Die Struktur der Datenbank muss diese verschiedenen Datentypen möglichst flexibel und effizient verwalten können. Hier kommen relationale Datenbankkonzepte ins Spiel.

Relationale Datenbankmodelle: 1:n und n:n-Beziehungen

1: n-Beziehung – Ein Datensatz zu mehreren Einträgen

In vielen CRM-Systemen gibt es eine zentrale Adress-Tabelle, an die verschiedene weitere Informationen angebunden sind. Ein klassisches Beispiel ist die Verknüpfung von Ansprechpartnern mit einer Firma:

  • Eine Firma kann mehrere Ansprechpartner haben, aber ein Ansprechpartner gehört nur zu einer Firma.
  • In der Datenbank wird dies durch eine zusätzliche Tabelle abgebildet, die eine Fremdschlüsselbeziehung enthält.

Beispiel für eine 1:n-Beziehung

Firmen_IDFirmenname
1Muster GmbH
2Beispiel AG
Ansprechpartner_IDNameFirmen_ID
101Max Mustermann1
102Lisa Beispiel1
103Peter Schmidt2

Hier gehört „Max Mustermann“ zur „Muster GmbH“, während „Peter Schmidt“ zur „Beispiel AG“ gehört. Diese Struktur ermöglicht es, einer Firma beliebig viele Ansprechpartner zuzuweisen.

n: n-Beziehung – Mehrere Datensätze zu mehreren Einträgen

In manchen Fällen reicht eine 1: n-Beziehung nicht aus, da eine beidseitige Verknüpfung notwendig ist. Beispielsweise, wenn ein Unternehmen mit mehreren Produkten arbeitet, die wiederum mit mehreren Kunden verknüpft sein können:

  • Ein Kunde kann mehrere Produkte besitzen.
  • Ein Produkt kann von mehreren Kunden genutzt werden.

In einer relationalen Datenbank wird diese n: n-Beziehung durch eine Zwischentabelle aufgelöst.

Beispiel für eine n:n-Beziehung

Kunden_IDKundenname
1Max Mustermann
2 Lisa Beispiel
Produkt_IDProduktname
1001CRM-Software
1002Marketing Tool
Kunden_IDProdukt_ID
11001
11002
21001

Hier nutzt „Max Mustermann“ sowohl die „CRM-Software“ als auch das „Marketing Tool“. Die „CRM-Software“ wird zudem von „Lisa Beispiel“ genutzt. Diese Zwischentabelle ermöglicht es, dass mehrere Kunden mit mehreren Produkten verbunden sind.

Die richtige Datenstruktur für ein CRM-System

Vor der Anschaffung eines CRM-Systems ist es essenziell, sich über die benötigte Datenstruktur Gedanken zu machen. Einfache Systeme wie cobra ADRESS PLUS eignen sich für Unternehmen, die nur Basisinformationen über Kunden und Ansprechpartner speichern möchten. Wer jedoch detailliertere Daten erfassen will, sollte zu cobra CRM PLUS oder einer flexiblen Lösung wie ninox oder cobra CRM PRO greifen, die auch komplexe Beziehungen abbilden kann.

Entscheidungskriterien für die Datenbankstruktur

  1. Welche Daten müssen gespeichert werden?
  2. Sind mehrere Ansprechpartner pro Adresse nötig?
  3. Sollen Produkte oder Verträge mit Adressen verknüpft sein?
  4. Werden auch geschäftliche Prozesse wie Angebote, Rechnungen oder Supportfälle erfasst?
  5. Benötigt das Unternehmen ein rein adressbezogenes CRM oder auch adressunabhängige Datenverknüpfungen?

Fazit

Die Wahl der richtigen Adressverwaltung und CRM-Software hängt maßgeblich von den gewünschten Datenstrukturen ab. Während einfache Systeme oft mit einer 1: n-Beziehung auskommen, benötigen größere Unternehmen häufig n: n-Beziehungen für eine detailliertere Verwaltung. Daher sollte vor der Einführung eines CRM-Systems genau überlegt werden, welche Daten gespeichert werden sollen und wie diese miteinander verknüpft sind. Die Entscheidung für ein flexibles System wie cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder eine individuell anpassbare ninox-Datenbank kann langfristig die Effizienz und Organisation eines Unternehmens erheblich verbessern.

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