Tourenplanung – Webinar Aufzeichnung

Häufiges Ziel bei der optimalen Tourenplanung liegt in der auslastungsoptimierten Besuchstour. Dabei werden in der Regel die Arbeitszeiten der Service- oder Außendienstmitarbeiter, die durchschnittliche Besuchsdauer und ggf. Öffnungszeiten der Kunden berücksichtigt. Eine Planung der Touren macht nur dann wirklich Sinn, wenn Kunden regelmäßig von einem festen Vertriebler besucht und betreut werden. Im Webinar lernen Sie die verschiedenen Arten der Tourenplanung kennen:

Die Arten der Tourenplanung

Strategische Planung

Die strategische Tourenplanung beschäftigt sich mit der langfristigen Gestaltung und Optimierung von Außendienstrouten und Logistiknetzwerken, typischerweise mit einer Zeitperspektive von bis zu einem Jahr. In diesem Rahmen liegt der Fokus auf der Berechnung der idealen Auslastung der Ressourcen bei gleichzeitiger Minimierung des Fahraufwands. Diese Planungsebene ist entscheidend für die übergeordnete Effizienz und Nachhaltigkeit der Logistik- und Außendienstoperationen eines Unternehmens.

Wesentliche Elemente der strategischen Tourenplanung umfassen:

  1. Langfristige Kapazitätsplanung: Analyse und Prognose der erforderlichen Kapazitäten (Mitarbeiter, Fahrzeuge, etc.) auf Basis von historischen Daten und zukünftigen Geschäftserwartungen.
  2. Netzwerkdesign und -optimierung: Gestaltung und Optimierung des Logistiknetzwerks, einschließlich der Standorte von Lagern und Distributionszentren, um die Gesamteffizienz zu maximieren und die Transportwege zu minimieren.
  3. Nachfrageprognose und -modellierung: Einsatz von fortgeschrittenen Analysemethoden zur Vorhersage der Kundennachfrage und deren räumlicher Verteilung. Dies hilft bei der Optimierung der Routenplanung und Ressourcenallokation.
  4. Nachhaltigkeitsaspekte: Integration von Überlegungen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks, wie die Planung effizienterer Routen zur Verringerung des Kraftstoffverbrauchs und CO2-Ausstoßes.
  5. Risikomanagement: Identifizierung und Management von Risiken, die die Tourenplanung beeinflussen könnten, wie z.B. saisonale Schwankungen, politische Veränderungen oder Naturkatastrophen.
  6. Integration von Technologie und Datenanalyse: Nutzung von Big Data und analytischen Tools zur Gewinnung tieferer Einblicke in Trends und Muster, die die Tourenplanung beeinflussen.
  7. Kontinuierliche Verbesserung: Etablierung von Prozessen zur regelmäßigen Überprüfung und Anpassung der Strategien basierend auf Leistungsdaten und sich ändernden Marktbedingungen.
  8. Stakeholder-Management: Zusammenarbeit mit allen relevanten Stakeholdern, einschließlich Kunden, Lieferanten und internen Teams, um eine abgestimmte und effektive Planung zu gewährleisten.
  9. Compliance und rechtliche Aspekte: Sicherstellung, dass die Planung im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben und Industrienormen steht.

Durch diese umfassende Herangehensweise kann die strategische Tourenplanung dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig die Servicequalität und Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die langfristige Perspektive ermöglicht es Unternehmen, proaktiv zu agieren, anstatt nur auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren.

Taktische Planung

Die Tourenplanung im Bereich der taktischen Planung befasst sich mit der Erstellung von effizienten und realisierbaren Tourenvorschlägen für Außendienstmitarbeiter über einen mittelfristigen Zeithorizont. In diesem Kontext bedeutet dies konkret die Planung von bis zu 12 Wochen. Dabei werden verschiedene Aspekte berücksichtigt, um die Touren sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen optimal zu gestalten.

Zu den Schlüsselelementen der taktischen Tourenplanung gehören:

  1. Analyse von Kundenanforderungen und -präferenzen: Verstehen, welche Kunden besucht werden müssen und welche spezifischen Bedürfnisse oder Zeitfenster sie haben. Dies umfasst die Analyse von Kundendaten und historischen Interaktionsmustern.
  2. Ressourcenplanung: Ermittlung der verfügbaren Ressourcen, einschließlich der Anzahl der Außendienstmitarbeiter, Fahrzeuge und deren Kapazitäten. Dies beinhaltet auch die Berücksichtigung von Urlaubsplänen und sonstigen Abwesenheiten der Mitarbeiter.
  3. Routenoptimierung: Einsatz von Algorithmen und Planungswerkzeugen zur Optimierung der Routen in Bezug auf Zeit, Entfernung und Kosten. Dabei wird angestrebt, die Gesamtfahrzeit zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Kundenanforderungen erfüllt werden.
  4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Entwicklung von Tourenplänen, die flexibel genug sind, um auf kurzfristige Änderungen reagieren zu können, wie z.B. unvorhergesehene Kundenausfälle oder Verkehrsstörungen.
  5. Integration von Feedbackschleifen: Einbeziehung von Feedback der Außendienstmitarbeiter zur kontinuierlichen Verbesserung der Tourenplanung. Dies kann Informationen über die tatsächliche Verkehrssituation, Kundenfeedback oder Verbesserungsvorschläge umfassen.
  6. Berücksichtigung von gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben: Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Pausenregelungen und anderen relevanten Vorschriften.
  7. Nachhaltigkeitsaspekte: Überlegungen zu umweltfreundlichen Touren, wie die Verringerung des CO2-Ausstoßes durch effiziente Routenplanung oder die Nutzung umweltfreundlicher Transportmittel.
  8. Technologieeinsatz: Verwendung fortschrittlicher Planungstools und Technologien, wie GPS-Tracking und Echtzeit-Datenanalyse, um die Tourenplanung zu optimieren und aktuelle Informationen bereitzustellen.

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Unternehmen eine effiziente und effektive Tourenplanung für ihre Außendienstmitarbeiter gewährleisten, die sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Kunden gerecht wird.

Dynamische Planung

Die dynamische oder operative Tourenplanung bezieht sich auf die kurzfristige Planung von Außendienstrouten, typischerweise für Zeiträume wie die kommende Woche. Im Gegensatz zur taktischen Planung, die einen mittelfristigen Horizont umfasst, konzentriert sich die operative Planung auf die unmittelbare Umsetzung und Anpassung von Routen basierend auf aktuellen Informationen und kurzfristigen Änderungen. Der Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen, wie zum Beispiel Map&Market planner, spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Wichtige Aspekte der dynamischen bzw. operativen Tourenplanung sind:

  1. Echtzeit-Datenverarbeitung: Die Fähigkeit, in Echtzeit auf Änderungen zu reagieren, wie z.B. Stornierungen von Kundenterminen, Verkehrsbehinderungen oder Krankheitsausfälle von Mitarbeitern. Dies erfordert den Zugriff auf aktuelle Daten und flexible Planungswerkzeuge.
  2. Integration von GPS- und Verkehrsinformationen: Nutzung von GPS-Daten und Verkehrsinformationen zur Optimierung der Routenführung und Vermeidung von Verzögerungen durch Staus oder Baustellen.
  3. Anpassungsfähigkeit: Schnelle Anpassung der Routenplanung an unvorhergesehene Ereignisse oder kurzfristige Anforderungen der Kunden.
  4. Automatisierung von Planungsprozessen: Einsatz von Software zur Automatisierung wiederkehrender Planungsaufgaben, wie die Zuweisung von Kundenbesuchen zu bestimmten Mitarbeitern basierend auf geografischer Nähe oder Verfügbarkeit.
  5. Effiziente Ressourcennutzung: Sicherstellung, dass die vorhandenen Ressourcen (Fahrzeuge, Mitarbeiter) optimal genutzt werden, um die Betriebskosten zu minimieren.
  6. Benutzerfreundliche Schnittstellen: Bereitstellung von leicht verständlichen und bedienbaren Benutzeroberflächen für die Planer und Außendienstmitarbeiter, um die Akzeptanz und Effektivität der Tool-Nutzung zu erhöhen.
  7. Kundenkommunikation: Integration von Funktionen zur Kommunikation mit den Kunden, wie automatische Benachrichtigungen über Ankunftszeiten oder Änderungen im Zeitplan.
  8. Analyse und Reporting: Funktionen zur Analyse der Routeneffizienz und zur Erstellung von Berichten, die helfen, die operative Leistung zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.
  9. Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Software sollte flexibel genug sein, um sich an verändernde Unternehmensgrößen und -strukturen anzupassen.

Durch den Einsatz spezialisierter Software wie Map&Market planner können Unternehmen die Effizienz ihrer operativen Tourenplanung erheblich steigern. Sie ermöglicht eine präzise und flexible Planung, die sich an die dynamischen Anforderungen des Tagesgeschäfts anpasst und somit zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und einer effektiveren Ressourcennutzung beiträgt.

Im Webinar erfahren Sie weitere Details zur dynamischen Tourenplanung, lernen die Vorgehensweise bei der Planung kompakter Wochengebiete oder Tagesgebiete.

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